Enterprise Content Management: alle wichtigen Fakten auf einen Blick 

Alles, was Sie zu ECM-Systemen wissen müssen 

Enterprise Content Management (ECM) – hier finden Sie alle Infos zu: Was ist ECM? Was umfasst ECM? Welche Vorteile ergeben sich für Anwender? Welche Rolle spielt YAVEON als ECM-Anbieter?
Viele Fragen, viele Antworten - kompakt für Sie zusammengefasst.

Elemente von Enterprise Content Management

Enterprise Content Management, Abkürzung: ECM  eine Definition

Beim Enterprise Content Management geht es darum, Dokumente sowie Inhalte (also Content) zu verarbeiten. Mittels einer Methodik können so die organisatorischen Prozesse eines Unternehmens unterstützt werden. Dafür werden geeignete Anwendungen eingesetzt – also Enterprise Content Management-Systeme. 

Doch Achtung: ECM wird häufig synonym zu DMS, also Dokumentenmanagement-System, verwendet. Das stimmt so nicht, denn DMS ist ein Teilbereich von ECM. Enterprise Content Management umfasst viele weitere Anwendungen, zum Beispiel digitale Geschäftsprozesse und Lösungen für das Qualitätsmanagement. 

Ein Ziel jedoch haben alle Möglichkeiten gemein: Einheitlichkeit. Es geht darum, Strukturen zu schaffen, die organisatorische Prozesse in Unternehmen reduzieren.

Paul_Hello

DIESE VORTEILE BIETET

Enterprise Content Management

Feststeht: ECM-Lösungen können den Alltag erleichtern sowie Teamwork und Kollaboration verbessern. Denn wenn jeder Nutzer sofort das richtige Dokument findet, bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge und Missverständnisse werden vermieden. Aber da gibt es noch viel mehr:

Sie vermeiden unkoordiniertes Papierchaos

Bergeweise Papier bedeutet eine unübersichtliche Ablage, viel Fehlerpotenzial und aufwändiges Suchen nach dem richtigen Dokument. Mit einem ECM-System schaffen Sie eine digitale Ordnung: Sie erfassen, finden und bearbeiten Dokumente und Informationen einfacher – für mehr Transparenz und bessere Nachvollziehbarkeit.

Sie steigern Effizienz und Zufriedenheit

Mehr Effizienz im Umgang mit Dokumenten und Informationen, die strukturiert, gut auffindbar und zuverlässig zugänglich sind sowie gespeichert bzw. archiviert werden. Reduzierte Kosten, da weniger Zeit für Abwicklung und Dokumentation nötigt ist. Zufriedene Mitarbeiter und Kunden, weil Prozesse funktionieren: Mit ECM verwalten Sie Dokumente und Daten problemlos.

Sie nutzen digitale Dokumente einfacher und besser

Sie laufen zum Ordner, finden Ihr Dokument und halten ein veraltetes Papier in der Hand. Wäre es nicht viel einfacher, stets die neueste Version zu finden? Mit ECM sehen Sie, welches Dokument aktuell ist - dank Schlagworten direkt über die Suchfunktion. Statt unübersichtlicher Papierordner finden Sie alle Dokumente gut strukturiert und digital an einem Ort.

Sie erleichtern ganz unkompliziert Ihre Arbeitsabläufe

Statt Prozesse wie einen Reiseantrag manuell beantragen, Ihr Zugticket drucken und händisch ablegen zu müssen oder CAPA-Maßnahmen Schritt für Schritt individuell zu steuern, wählen Sie den digitalen Weg: Auf Tickets greifen Sie digital und von unterwegs zu, Unterlagen speichern Sie mit Verschlagwortung ab, Reklamationsabwicklungen erfolgen computergestützt.

Sie senken Ihre Kosten und arbeiten effizienter

Sie sehen, ECM-Lösungen sparen Zeit – und Zeit ist bekanntlich Geld. Okay, diese Aussage gilt vielleicht nicht für alle Bereiche. Wenn es um Unternehmensprozesse geht, aber schon. Denn statt Stunde um Stunde beispielsweise mit der Archivierung von Unterlagen und dem Entziffern einer unleserlichen Handschrift verbringen zu müssen, können Sie direkt das nächste Projekt angehen. 

Sie werden Compliance- und Sicherheitsanforderungen gerecht

DSGVO, Homeoffice, Hacker: Die Themen Compliance und Sicherheit spielen eine große Rolle, besonders wenn es um sensible Dokumente und Informationen geht. Mit der passenden ECM-Lösung decken Sie beides ab. Denn die Speicherung sowie die Prozesse laufen rechtssicher, Archivierung erfolgt bei Bedarf revisionssicher. 

Sie nutzen eine Lösung, die sich nahtlos in Ihr ERP-System integriert

Viele Unternehmen nutzen Enterprise Resource Planning-Systeme. Lässt sich das mit einem Enterprise Content Management-System verbinden? Die Antwort ist einfach und eindeutig: Ja, das geht. Sehr gut sogar, denn die ECM-Funktionen lassen sich absolut reibungslos in bestehende Prozesse integrieren – für doppelten Nutzen.

Sie unterschreiben digital und sind dabei rechtssicher

Ein Dokument, das Sie signieren müssen, erreicht Sie per E-Mail. Eigentlich würden Sie es drucken und manuell bearbeiten - jedoch arbeiten Sie von zuhause. Was eine koordinatorische Herausforderung ist, lässt sich digital lösen: Denn mit ECM unterschreiben Sie über Ihren Computer mit nur wenigen Klicks und sind dabei vollständig rechtssicher. 

Für jeden Prozess die passende ECM-Software 

Enterprise Content Management mit YAVEON 

Gemeinsames Know-how für maximalen Nutzen: Um unseren Kunden passgenaue, bewährte Lösungen kombiniert mit erfahrener YAVEON Beratung bieten zu können, setzt das Produktsortiment im Bereich Enterprise Content Management auf Partner-Software.

Qualitätsmanagement-
Software

ISO-Prozesse digitalisieren und
produktionsbegleitende QM-Prozesse
mit digitalen Workflows steuern.

Das gelingt Ihnen
mit den folgenden QM-Modulen: 

      • Dokumentenlenkung 
      • E-Learning 
      • Complaint 
      • Deviation Control 
      • CAPA 
      • Change Control 
      • Vertragsmanagement
Mehr erfahren

Dokumenten-
management

Tschüss Papierstapel,
hallo Übersicht.

Mit den richtigen Lösungen
gehen Sie die folgenden Themen
strukturierter an:

      • DMS 
      • Digitale Rechnungsverarbeitung 
      • Revisionssichere Archivierung
      • Digitale Unterschrift
Mehr erfahren

Geschäftsprozesse
digitalisieren

Nebenprozesse werden häufig als
vermeintliche Kleinigkeiten angesehen.
Dabei ist das Potenzial, Zeit zu sparen und
die Komplexität zu reduzieren, enorm.

Mit den richtigen Workflows
wickeln Sie folgende Prozesse
entspannter ab:

      • IT-Antrag 
      • Reisemanagement 
      • Urlaubsverwaltung 
      • Datenschutzverletzungen 
      • Auftragsdatenverarbeitung 

Mit einem digitalen Lieferantenportal und Kundenportal vereinfachen Sie außerdem den Austausch von Informationen und Unterlagen. 

Mehr erfahren

Fragen sind da, um beantwortet zu werden.

Die FAQs zu Enterprise Content Management

Was bedeutet ECM? 

ECM ist die Abkürzung für Enterprise Content Management. Es geht um die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung sowie Bereitstellung von Dokumenten und Inhalten – also Content. 

Was ist Enterprise Content Management?

Bei Enterprise Content Management (ECM) handelt es sich um einen Sammelbegriff für Tools, Strategien und Methoden, mit dem Ziel, Inhalte und Dokumente (also Content) digital und sinnvoll zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, aufzubewahren und bereitzustellen. Auf diese Weise kann ECM die organisatorischen Prozesse eines Unternehmens unterstützen. 

Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM? 

Fälschlicherweise wird häufig angenommen, DMS sei synonym mit ECM zu verwenden. Aber: DMS ist einer von verschiedenen möglichen ECM-Bausteinen.  

Was sind strukturierte und unstrukturierte Daten? 

Strukturierte Daten folgen einer immer gleichen Logik und lassen sich automatisch in Software-Lösungen übertragen, zum Beispiel das Datum auf einem Dokument. Unstrukturierte Daten hingegen folgen keiner Logik, sondern sind individuell, beispielsweise der Inhalt einer E-Mail.  

Warum gibt es verschiedene Partner?

Verschiedene Möglichkeiten, verschiedene Vorteile: Jeder der YAVEON Partner hat seinen eigenen Schwerpunkt und bietet so optimale Lösungen. Als YAVEON Kunde erwartet Sie so doppelter Mehrwert: hochwertige YAVEON Beratung auch im validierten Umfeld kombiniert mit passgenauer Partner-Software.  

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