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ERP für die kosmetik-branche

bei Gustav Heess

Wie Gustav Heess die Geschäftsprozesse optimierte, die Reaktionsmöglichkeit auf Herausforderungen der Globalisierung und der Marktveränderungen beschleunigte sowie mehr Flexibilität und Investitionssicherheit erhielt, lesen Sie im Bericht.

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Alles auf einen Blick

YAVEON ProBatch: Qualitätskontrolle, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft

Kunde

Gustav Heess GmbH | www.gustavheess.de

Schwerpunkt

Öle & Fette

Mitarbeiter

ca. 150 Mitarbeiter

Betrieb

On-Premises

Länder

Europa, USA und Asien

ERP bei gustavheess für die Kosmetik Branche

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Vorschaubild Referenzbericht Gustav Heess

Was die YAVEON Lösung bringt?

Sichtbare Ergebnisse

Herausforderung

  • Aufbau einer unternehmensweiten Informationslogistik für alle Geschäftsprozesse mit dem Ziel, Kostentransparenz, Chargenrückverfolgung und Steuerungsmöglichkeiten zu verbessern.

Lösung

  • YAVEON ProBatch auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV als Branchenlösung für Qualitätskontrolle, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft.

Nutzen

  • Optimierte Gechäftsprozesse
  • Schnelle Reaktionsmöglichkeit auf Herausforderungen der Globalisierung und der Marktveränderungen
  • Mehr Flexibilität und Investitionssicherheit

Die GUSTAV HEESS GRUPPE

Setzt auf YAVEON ProBatch

Die Gustav Heess Gruppe ist in der Herstellung und dem Vertrieb hochwertigster Öle für die Pharma-, Kosmetik-, Nahrungsmittel- und Chemieindustrie tätig. Die Zielsetzung der Gruppe ist, ein umfassendes Qualitätsmanagement zu leben sowie die medienbruchfreie durchgängige Informationslogistik sicherzustellen. YAVEON führte Microsoft Dynamics NAV mit der Branchenlösung YAVEON ProBatch für die Qualitätskontrolle, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft ein. Die Herausforderung für das neue ERP-System war, alle Geschäftsprozesse mit Microsoft Dynamics NAV zusammenzufassen.

Die Gustav Heess Gruppe, ein Hersteller und Händler hochwertigster Öle für die Pharma-, Kosmetik-, Nahrungsmittel- und Chemieindustrie hat sich zum Ziel gesetzt, ein umfassendes Qualitätsmanagement zu leben. Dazu gehört auch die medienbruchfreie durchgängige Informationslogistik. Bislang waren Qualitätskontrolle, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft in getrennten Systemen geführt: Jetzt fasste Gustav Heess alle Geschäftsprozesse mit der Branchenlösung YAVEON ProBatch auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV in einem ERP-System zusammen.

"Ich habe schon 3 Dynamics-Einführungen mit 3 Partnern erlebt. Die mit YAVEON war mit Abstand die Beste."

Gustav Heess, Gustav Heess GmbH

Öle und Fette

Für alle Anwendungen

Pflanzliche Öle und Fette sind ein Stoff der besonderen Art. Kalt gepresst oder raffiniert finden sich auf der ganzen Welt Öle mit den unterschiedlichsten Eigenschaften; ebenso deren Verwendung in den verschiedensten Industrie-zweigen. Als reine Öle in der Lebensmittel-, Kosmetik- und Pharmaindustrie, aber auch als Inhalts- oder Hilfsstoffe in technischen Anwendungen wie Lackindustrie etc. Die Gustav Heess Gruppe ist ein traditioneller schwäbischer Familienbetrieb mit internationaler Ausrichtung, der sich auf die Belieferung seiner zahlreichen Kunden aus Lebensmittel, Pharma, Kosmetik und Chemie mit geeigneten pflanzlichen Ölen und Fetten spezialisiert hat. Stets das richtige Öl mit den gewünschten Eigenschaften zu beschaffen und auszuliefern ist das Kerngeschäft des Unternehmens.

Wie bei allen Unternehmen müssen daher Auftragsabwicklung, Logistik (SCM) und Qualitätskontrolle Hand in Hand zusammenarbeiten, um die Kundenwünsche korrekt und termingerecht zu erfüllen. Das gilt in Richtung Qualität umso mehr, als dass die Anforderungen der Kunden an die Reinheit und Eigenschaften der Produkte in den letzten Jahren deutlich gestiegen sind. Während die Lebensmittelindustrie vermehrt nach biologisch erzeugtem Öl fragt, gilt in der Pharmaindustrie besonders die Übereinstimmung mit der Europäischen Pharmakopöe als vordringlich. In den chemisch-technischen Anwendungen müssen die Produkt- und Verarbeitungseigenschaften stets sichergestellt werden.

Qualität ist das zentrale Unternehmensziel

„Inzwischen ist es erklärte Unternehmenspolitik, sämtliche Prozesse innerhalb der Wertschöpfungskette mit in das QM-System einzubeziehen“, zitiert Joanna Weretka, Sales Managerin und eine der beiden Projektleiter ERP bei Gustav Heess, die Unternehmenspolitik. „Um diese Gedanken Wirklichkeit werden zu lassen, war es notwendig, die bisherige Unternehmens- IT auf neue Beine zu stellen“, ergänzt Jan-Gregor Nitsche, EDV-Leiter und zweiter Projektleiter. Gustav Heess ist sowohl nach ISO 9000 als auch das Labor gemäß ISO 17025 zertifiziert.

Aber die zahlreichen Audits von Kunden und Prüfstellen lassen sich mit einem System, in dem alle Statusinformationen und Dokumente an einem Ort zusammenlaufen, vereinfachen. Nachdem die Projektleiter zusammen mit den Fachabteilungen eine umfangreiche Anforderungsliste erstellt hatten, wurden ab 2009 verschiedene für den Mittelstand geeignete Systeme evaluiert. Bald war klar, dass Microsoft Dynamics NAV eine zukunftssichere und für die weitere Entwicklung von Gustav Heess skalierbare Lösung darstellte. „Den richtigen Partner für die Implementierung zu finden war nicht leicht, da es mehrere für die Lebensmittelbranche erfahrene NAV-Partner gibt. Aber die Workshops mit YAVEON haben uns gezeigt, dass sie unsere Belange am besten verstehen“, sagt Jan-Gregor Nitsche. Nicht zuletzt das GMP-Know-how war ausschlaggebend, wenn die Gustav Heess Gruppe langfristig für die Pharmakunden lieferfähig bleiben will. Ab Frühjahr 2010 wurde dann gemeinsam im Hauptsitz der Gustav Heess Gruppe in Stuttgart das neue System auf der Basis der Branchenlösung YAVEON ProBatch entwickelt.

„Die Workshops mit YAVEON haben uns gezeigt, dass sie unsere Belange am besten verstehen."

Jan-Gregor Nitsche, Gustav Heess GmbH

Voller Überblick

Komplette chargenverwaltung

Komplette Chargenverwaltung

Zentrale Bausteine der neuen Lösung sind die lückenlose Chargenrückverfolgung, das umfassende Qualitäts- und Zertifikatsmanagement sowie die Verwaltung der Artikelspezifikationen. „Jetzt pflegen wir alle Daten zu den Artikeln und Chargen nur einmal im integrierten Datenstamm“ erklärt Annette Schaffer, Leiterin Labor der Gustav Heess Gruppe. „Alle Zertifikate und Spezifikationen lassen sich sofort aufrufen und die Etiketten werden direkt aus Microsoft Dynamics NAV gedruckt.“ So sind inzwischen fast alle Bestände mit den richtigen Chargennummern, zweisprachigen Bezeichnungen und mit Barcode versehen. Fehler werden so deutlich reduziert. Und mit wenigen Klicks lassen sich alle notwendigen Analysezertifikate aufrufen und dem Kunden als Nachweis liefern.

Dank der integrierten Feldsicherheit ist es möglich, Artikel oder Lieferanten nur durch autorisierte Mitarbeiter frei zu geben. Missverständnisse werden vermieden und spezielle Kundenwünsche können bis an den Anfang der Lieferkette durchgereicht werden.

YAVEON ProBatch erfasst alle Kundenwünsche und Restriktionen und erleichtert durch den zentralen Informationspool die Zuordnung der richtigen Chargen. In Zukunft wird das System die Chargen disponieren und die Beschaffung geplant. „Dazu müssen wir aber einige Hausaufgaben machen, um die Fremdfertigung bei verschiedenen Lohnherstellern in das System zu integrieren“, sagt Schaffer.

„Jetzt pflegen wir alle Daten zu den Artikeln und Chargen nur einmal im integrierten Datenstamm."

Annette Schaffer, Gustav Heess GmbH

Hier läuft alles zusammen

Logistik

In der Logistik läuft alles zusammen

Neben der umfassenden Qualitätssicherung bildet die Logistik den zweiten Kern der Chargenverwaltung. Jetzt ist der gesamte Warenfluss direkt im System abgebildet. Kommen die Tanklastzüge an die Pforte werden sofort die nötigen Prüfaufträge generiert und die Ergebnisse des Labors im System hinterlegt. Im Wareneingang kann dann die freigegebene Charge über Umfüllstationen vom Tanklaster in Fässer oder IBC umgepumpt werden.

Die Waagen sind hierzu vollständig in NAV eingebunden, sodass die Mengen- und Chargeninformationen sofort in die Lagerdaten übergehen. „Wir konnten sogar die Komfortfunktionen unserer Doppelwaage in Microsoft Dynamics NAV wiederfinden, sodass es zu keiner Prozessverlangsamung an der Abfüllstation kam“, sagt Nitsche. Der angeschlossene Etikettendrucker sorgt für die eindeutige Kennzeichnung der Gebinde und die sichere Chargenrückverfolgbarkeit.

Abgegrenzte Lagerzonen für Bio-zertifizierte Öle, gekühlte Ware und andere vermeiden Kontaminationen oder grobe Verwechslungen. Innerhalb der Zonen führt die Gustav Heess Gruppe eine dynamische Lagerhaltung, in dem gemeinhin nach FIFO-Prinzip kommissioniert wird. Ebenso gibt es unterschiedliche Um- und Abfüllstationen. So können Öle für die Nahrungsmittel gemäß HACCP-Konzept abgefüllt werden, während technische Öle weniger Aufwand benötigen.

Branchen- und Projekterfahrung kombiniert

YAVEON hatte nicht nur die entsprechende Branchenlösung, sondern auch eine geeignete Einführungsmethodik und Mitarbeiter mit großem Branchen-Know-how. „Ich habe in meinem Berufsleben schon drei NAV-Einführungen mit drei Partnern erlebt. Die mit YAVEON war mit Abstand die Beste“, sagt Logistikleiterin Bettina Pillich. „Nicht nur, dass die Mitarbeiter von YAVEON uns fachlich stets verstanden haben. Sie haben auch große Einsatzbereitschaft gezeigt.“ Die Vorgehensweise von YAVEON ist immer auf die Prozesse hin orientiert, passt sich aber auch den Gegebenheiten bei Gustav Heess an. „Es war so wichtig alle Abteilungen in den Veränderungsprozess mit einzubeziehen. Es durfte auch keiner zu sehr überfordert werden“, sagt Joanna Weretka.

Daher achtete das Projektteam darauf, dass zunächst alle unbedingt notwendigen Prozesse eingeführt wurden. Andere wurden aber zunächst nur vorbereitet, um sie später, wenn mehr Erfahrung in der Benutzung vorhanden ist, schrittweise umzusetzen: So ist nach sechs Monaten Echtbetrieb fast der gesamte Warenbestand einmal umgeschlagen und mit Barcodeetiketten versehen. „Jetzt erst ist es sinnvoll nicht nur die Waagen elektronisch zu erfassen, sondern auch die einzelnen Gebinde und Chargen“, sagt Pillich, deren Mitarbeiter in der Logistik zuvor zum Teil noch nie mit EDV-Unterstützung gearbeitet haben. Einfache Masken für die Industrie-Touch-Panels an den Abfüllstationen, sind zudem auf die Bedürfnisse der Logistikprozesse zugeschnitten.

„Jetzt ist der gesamte Warenfluss direkt im System abgebildet."

Jan-Gregor Nitsche, Gustav Heess GmbH

Gelungener Echtstart

Im Laufenden betrieb

Der Echtstart am 01. Februar 2011 verlief vollkommen nach Plan und das ganze Projekt exakt im Budget. Es gab keinerlei Datenverlust und alle Aufträge konnten vom ersten Tag an abgewickelt werden. Auch die Finanzbuchhaltung ließ sich sofort umstellen - mit den bereits im laufenden Jahr gebuchten Posten. Gustav Heess ist mit dem integrierten ERP System jetzt in der Lage, die Geschäftsprozesse zu optimieren. Desgleichen kann auf die Herausforderungen der Globalisierung und der Marktveränderungen jederzeit reagiert werden.

„Mit Microsoft Dynamics NAV haben wir ein gutes Stück Flexibilität und Investitionssicherheit gewonnen“, sagt Nitsche. Mit den Möglichkeiten des Datenaustausches innerhalb und außerhalb der Organisation werden mit der Zeit weitere durchgehend automatisierte Geschäftsprozesse die Qualität und damit die Kundenzufriedenheit gesteigert. „Für uns war das ein sehr erfolgreiches Projekt“, fasst Joana Weretka das Ergebnis zusammen.

„Für uns war das ein sehr erfolgreiches Projekt."

Joana Weretka, Gustav Heess GmbH

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